مدیریت جلسات ملاقات معمولاً برای حفظ عملکرد صحیح شرکت‌ها، سازمان‌ها و حتی خانواده‌ها مورد نیاز است؛ اما تلاش برای یافتن پنجره زمانی برای اجرای این جلسات در دنیایی که به طور فزاینده‌ای رو به شلوغی است می‌تواند یک چالش باشد. با افزایش تعداد افرادی که انتظار می‌رود در جلسه حاضر شوند، انتخاب زمانی که همه این افراد بتوانند در جلسه حاضر باشند، دشوار است.
ابزارهایی در بسیاری از برنامه‌های تقویمی و همچنین ابزارهای مستقل اختصاصی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند مطمئن شوید زمانی را پیدا می‌کنید که برای همه افراد مدنظرتان مناسب است.
برنامه Gmail
بسیاری از جلسات از طریق ایمیل ترتیب داده می‌شوند، و اگر درگیر یک جلسه در Gmail هستید، می‌توانید به همه افراد حاضر در مکالمه اطلاع دهید که واقعاً چه زمانی در دسترس هستید. هنگامی که در حال نوشتن یک پیام جدید در Gmail در وب هستید، روی سه نقطه پایین پنجره کلیک کنید، سپس تنظیم زمان ملاقات و پیشنهاد زمان‌هایی که آزاد هستید را انتخاب کنید.
یک پنل جدید در سمت راست باز می‌شود؛ روی بخش‌هایی از تقویم خود که در آن در دسترس هستید کلیک کرده و بکشید. می‌توانید مدت زمان جلسه را مشخص کنید و با استفاده از گزینه‌های موجود تاریخ‌های جدیدی را به تاریخ‌هایی که قبلاً ارائه کرده‌اید اضافه کنید. روی Next کلیک کنید، هر گونه یادداشت یا جزئیات لازم در مورد مکان را اضافه کنید و افزودن به ایمیل را انتخاب کنید.
زمان‌هایی که انتخاب کرده‌اید در پیام ایمیل شما جاسازی می‌شوند و گیرنده ایمیل می‌تواند روی یک اسلات کلیک کند تا جلسه را در Google Calendar تنظیم کند. در حال حاضر این قابلیت فقط برای جلسات یک به یک کار می‌کند. اگر چند نفر در مکالمه ایمیل حضور داشته باشند، فقط یک نفر می‌تواند روی یک اسلات کلیک کند و زمانی را برای ملاقات تعیین کند.
برنامه Google Calendar
Google Calendar همچنین دارای عملکرد خاص خود برای قرار دادن همه افراد در یک صفحه برای جلسه است. برای انجام این کار، سایر شرکت‌کنندگان در جلسه باید تقویم‌های خود را با شما به اشتراک گذاشته باشند، یا باید بخشی از همان سازمانی باشند که همگی از مجموعه نرم‌افزارهای Google استفاده می‌کنند.
هنگام ایجاد یک رویداد در وب، مهمانانی را که در قسمت مربوطه شرکت می‌کنند اضافه کنید، سپس برگه Find a Time را باز کنید. در اینجا می‌توانید اسلات‌هایی را در روزهای آینده ببینید، زمانی که همه وقت آزاد دارند براساسGoogle Calendar خود اعضا، در سمت راست، می‌توانید به مهمانان اجازه دهید رویداد را تغییر دهند و افراد دیگر را دعوت کنند.
Google Calendar حتی برخی از زمان‌های پیشنهادی را که در تقویم‌های همه شرکت‌کنندگان بالقوه وجود دارد، نشان می‌دهد. سپس می‌توانید با استفاده از تقویم‌های مشترک به‌عنوان راهنما، به ایجاد رویداد ادامه دهیدو سپس افرادی که دعوت کرده‌اید می‌توانند حضور خود را تأیید کنند.
برنامه Outlook
Microsoft Outlook برای Windows با یک دستیار زمان‌بندی که مستقیماً در آن تعبیه شده است ارائه می‌شود: جلسه جدید را از تب Home در مؤلفه تقویم برنامه انتخاب کنید و خواهید دید که Scheduling Assistant یکی از تب‌های منو در پنجره جدیدی است که ظاهر می‌شود. این قابلیت در دسترس بودن تقویم را برای همه شرکت‌کنندگان در جلسه نشان می‌دهد؛ البته این نکته وجود دارد که این فقط در صورتی کار می‌کند که شرکت کنندگان در جلسه بخشی از سازمان شما باشند. می‌توانید اسلات‌های رایگان را به صورت دستی جستجو کنید یا برای این کار از گزینه AutoPick در نوار منو در بالا استفاده کنید تا نرم افزار، پیشنهاداتی در این زمینه ارائه دهد. همچنین می‌توانید بین شرکت‌کنندگان الزامی و اختیاری تفاوت قائل شوید (آنهایی که قطعا باید حضور داشته باشند و آنهایی که حضورشان الزامی نیست).
این برنامه در وب نیز کار می‌کند، اگرچه کاملاً جامع نیست: یک جلسه جدید ایجاد کنید، یک یا چند شرکت‌کننده را دعوت کنید و این نرم‌افزار، پیشنهاداتی درباره زمان‌های آزاد که همه می‌توانند دور هم جمع شوند ارائه می‌کند. روی دکمه Preferences که در سمت راست ظاهر می‌شود کلیک کنید تا در مورد زمان برگزاری جلسه و مدت زمان احتمالی آن بیشتر توضیح دهید.
برنامه‌های اختصاصی
اگر می‌خواهید روش ساده‌ای برای نظرسنجی شرکت‌کنندگان در جلسه در مورد در دسترس بودن آنها داشته باشید، Doodle را امتحان کنید. اصول اولیه رایگان است؛ شما حتی نیازی به ثبت حساب ندارید و فقط فهرستی از اسلات‌های بالقوه را مشخص می‌کنید، سپس دعوت نامه‌ها را از طریق ایمیل ارسال می‌کنید و از دعوت شدگان می‌خواهید تا در مورد اینکه کدام زمان بهتر است، رأی دهند. استفاده از این برنامه بسیار ساده است، نتایج به راحتی قابل پیگیری است و می‌توانید ابزارهای پیشرفته تری را از طریق یک طرح پولی دریافت کنید.
Sidekick یکی دیگر از گزینه‌های freemium است، و کمی پیچیده تر از Doodle است. ادغام این سرویس با تقویم‌های موجود شما آسان است و راه‌های مختلفی برای سازماندهی جلسات وجود دارد: می‌توانید ایمیل‌هایی را برای بررسی در دسترس بودنتان برای آن ارسال کنید، می‌توانید صفحاتی را راه‌اندازی کنید که کاربران در بازه‌های زمانی مختلف رای دهند و می‌توانید از Sidekick AI برای جستجوی زمان‌هایی که تقویم همه افراد مطابقت دارد استفاده کنید.
همچنین SimplyMeet.me گزینه مناسبی است که به کاربران اجازه می‌دهد تا 500 جلسه در ماه به صورت رایگان ترتیب دهند. شما به راحتی می‌توانید انواع جلساتی را که برای آنها در دسترس هستید و اسلات‌های رایگانی که دارید تنظیم کنید و SimplyMeet.me همه چیز را مدیریت می‌کند.علاوه بر این این برنامه به خوبی با مجموعه‌ای از برنامه‌های تقویم و ویدئو کنفرانس ادغام می‌شود.
