در چشم انداز گوناگون و هر لحظه در حال تغییر کسب و کار های امروزی که هر دقیقه ارزشمند و گرانبها و هر تصمیمی سرنوشت ساز است، شرکت ها در پی یافتن روش هایی برای بهینه سازی فعالیت ها و جلوگیری از ضرر و زیان های مالی پیوسته و به طور خستگی ناپذیری در تلاش اند؛ چرا که می دانند زیان های مالی در صورت وقوع، بی رحمانه مانع رشد، پایداری و موفقیت شرکت خواهند شد. کسب و کار ها در هر اندازه که باشند؛ از استارت‌آپ‌ها گرفته تا شرکت های بزرگ جهانی، بایستی خود را در برابر ضرر های مالی ایمن کنند. یکی از حیطه های اساسی که تاثیر قابل توجهی بر سودآوری و درآمد شرکت دارد، همان حضور پرسنل است. حضور گاه و بیگاه، غیبت های مکرر، تنبلی و از کارگریزی و همین طور دزدی از زمان، منجر به ضرر و زیان های مالی هنگفت، کاهش بهره وری، افزایش هزینه های عملیاتی و تقلیل سودآوری شرکت خواهد شد. شرکت ها به منظور کاهش این ریسک ها، به استفاده از سیستم های کنترل تردد پرسنل روی آورده اند. این سیستم ها به عنوان رویکردی ساختاری جهت نظارت، مدیریت و بهینه سازی حضور پرسنل و با هدف به حداقل رساندن ضرر و زیان های مالی شرکت به کار می روند. در این نوشتار، شما را با اقدامات و استراتژی های مورد استفاده شرکت ها جهت جلوگیری از ضرر و زیان های مالی، با نگاهی ویژه بر نقش دستگاه تردد در این باره آشنا خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
مدیریت مالی موثر
یکی از روش های اصلی جهت جلوگیری از ضرر و زیان های مالی شرکت، مدیریت مالی موثر مانند مدیریت تردد پرسنل با نرم افزار حضور غیاب آنلاین است و اقدامات زیر را شامل می شود:
- ثبت دقیق رکورد های مالی: ثبت و نگهداری دقیق رکورد های جامع، اقدامی مهم در جهت نظارت بر سلامت مالی شرکت می باشد. این کار به مدیریت امکان رهگیری درآمد ها و مخارج، پیدا کردن روند ها و الگو ها و شناسایی به موقع مشکلات مالی احتمالی را می دهد. نرم افزار های مدرن حسابداری به نگهداری موثر این رکورد ها کمک می کنند، خطا های انسانی را کاهش داده و داده های مالی لحظه ای و حقیقی را در اختیار مدیریت قرار می دهند.
- بودجه بندی و پیش بینی: یک بودجه بندی واقع گرایانه لازمه مدیریت امور مالی شرکت می باشد. بودجه ای که به دقت و کارشناسانه برنامه ریزی شده است، به کنترل مخارج و منطبق ساختن آن ها با درآمد شرکت کمک می کند. با پیش بینی های منظم بر اساس داده های مالی کنونی این اطمینان حاصل می شود که شرکت همچنان پایدار در مسیر رسیدن به اهداف مالی خود در حرکت است.
- مدیریت نقدینگی: برای جلوگیری از بروز مشکلات نقدینگی به یک مدیریت موثر در این باره نیاز داریم. شرکت ها بایستی مطمئن شوند که از پول کافی و در دسترس برای پرداختن به امور لازم برخوردار اند و در عین حال، مازاد پول خود را به طور آگاهانه سرمایه گذاری نمایند. اجرای راهبرد هایی مانند ارائه تخفیف برای پرداخت زودهنگام و افزایش مدت زمان پرداخت برای فروشنده ها، به حفظ نقدینگی سالم شرکت کمک می کند.
مدیریت ریسک
مدیریت ریسک یکی دیگر از حیطه های مهم در پیشگیری از ضرر و زیان های مالی شرکت به شمار می آید. شرکت ها با انواع ریسک ها مواجه اند؛ از جمله ریسک های بازار، ریسک های عملیاتی، ریسک های مالی و ریسک های اعتباری. با اقدامات زیر در حوزه مدیریت ریسک می توان شرکت را از ضرر های هنگفت نجات داد.
- بیمه: قرار دادن شرکت تحت پوشش همه جانبه بیمه، گامی اساسی و لازم در مدیریت ریسک محسوب می شود. شرکت ها بسته به صنعتی که در آن فعالیت دارند، بایستی از بیمه اموال، بیمه مسئولیت، بیمه سایبری و بیمه عدم النفع (در صورت وقفه در فعالیت ها) برخوردار شوند. از این طریق، شرکت از رویداد های غیر منتظره که می تواند منجر به ضرر های مالی شود، مصون می ماند.
- تنوع بخشی: گوناگونی سرمایه گذاری ها و جریان های درآمدی، یکی دیگر از روش های کاهش ریسک است. شرکت ها با اتکا نکردن به یک محصول، بازار یا مشتری واحد می توانند از تاثیر رکود اقتصادی یکی از بخش ها بر کل شرکت بکاهند. به عنوان مثال، فعالیت در بازار های جدید یا تولید محصولات جدید می تواند در صورت وقوع ضرر های مالی در یکی از قسمت ها، از شدت تاثیر آن زیان در کل شرکت بکاهد.
استفاده از نرم افزار حضور غیاب آنلاین پرسنل
سیستم های کنترل تردد پرسنل که با نام دستگاه حضور غیاب و ساعت زنی حضور غیاب نیز شناخته می شوند، نرم افزار های دیجیتالی هستند که با هدف رهگیری حضور پرسنل، نظارت بر ساعات کاری آنان و مدیریت داده های زمانی طراحی و ساخته شده اند. مؤلفه ها و اجزای اصلی یک سیستم کنترل تردد پرسنل عموماً شامل تجهیزات بیومتریک، کارت، اپلیکیشن حضور غیاب و نرم افزار حضور غیاب ابری یا کلود Cloud می باشد. پیش از پرداختن به مزیت ها و نقش این سیستم ها در جلوگیری از ضرر و زیان های مالی شرکت، خوب است نگاهی به پیامد های مدیریت نامطلوب حضورغیاب پرسنل داشته باشیم که موارد زیر را شامل می شوند:
- کاهش بهره وری: با غیبت پرسنل و عدم دنبال کردن برنامه های کاری، شاهد تاخیر در انجام و تحویل پروژه ها و محول شدن وظایف غایبین بر دوش پرسنل حاضر خواهیم بود که این امر منجر به خستگی و فرسودگی پرسنل حاضر، غیبت های بیشتر و در نهایت، کاهش بهره وری می گردد.
- افزایش هزینه های نیروی کار: بدون در اختیار داشتن یک سیستم کنترل تردد پرسنل کارآمد، ممکن است حقوقی که به پرسنل پرداخت می شود، ساعاتی که آن ها غایب بودند را نیز در بر بگیرد.
- مسائل حقوقی: عدم رعایت قوانین کار در خصوص اضافه کاری، زمان استراحت و ساعات کاری می تواند منجر به جریمه های قانونی شود. مدیریت نامطلوب حضور و غیاب پرسنل همچنین به خطا در محاسبه دستمزد منجر می شود که در نهایت به منازعات حقوقی و شکایات می انجامد.
- اثر گذاری نامطلوب بر رضایت مشتری: بالطبع، حضور گاه و بیگاه پرسنل تاثیر مستقیم و نامطلوبی بر کیفیت خدمات یا محصولات ارائه شده به مشتریان دارد. این امر منجر به نارضایتی مشتریان، تعطیلی کسب و کار و در نهایت تاثیر منفی بر اعتبار و درآمد شرکت می گردد.
سیستم های کنترل تردد پرسنل چطور می توانند از ضرر و زیان های مالی شرکت جلوگیری کنند؟
این سیستم ها با نظارت و مدیریت حضور غیاب منابع انسانی، چالش های ذکر شده را برطرف می کنند و این کار را از طرق زیر انجام می دهند:
- رهگیری دقیق زمان: قابلیت رهگیری دقیق ساعات کاری پرسنل از مهمترین مزیت های سیستم کنترل تردد پرسنل می باشد. سیستم های بیومتریک مانند اثر انگشت و تشخیص چهره این اطمینان را می دهند که پرسنل صرفاً می تواند حضور خودشان را ثبت کنند و از این رو از دزدی زمان و ثبت حضور غایبین توسط پرسنل دیگر خودداری می شود.
- افزایش بهره وری: سیستم های کنترل تردد پرسنل، نظم و وقت شناسی را در میان پرسنل تقویت می کنند. با دردست داشتن داده های حقیقی در مورد الگو های حضور و غیاب، مدیران قادر به شناسایی الگو های غیبت و از کارگریزی بوده و می توانند اقدامات مقتضی را در این خصوص انجام دهند.
- یکپارچگی با فرایند های سیستم پرداختی: شرکت با ادغام داده های حضور و غیاب به طور مستقیم با نرم افزارهای پرداخت، شاهد محاسبه اتوماتیک دستمزد ها، اضافه کاری ها و کسورات خواهد بود. با این کار، نه تنها فرایند پرداختی با سرعت بالایی انجام می شود، بلکه ریسک خطا های انسانی که منجر به پرداخت کمتر یا بیشتر از ساعات کاری می گردد، به حداقل می رسد. فرایند پرداختی دقیق این اطمینان را می دهد که حقوق پرسنل منصفانه پرداخت شده و از این رو، احتمال منازعات و هزینه های حقوقی بالقوه به حداقل می رسد.
- افزایش پاسخگویی و مشارکت: پرسنل با علم به این که حضورشان زیر نظر بوده و به دقت ثبت می شود، تمایل بیشتری به رعایت سیاست های شرکت و حضور مستمر در محیط کار خواهند داشت. به علاوه، پرسنل می توانند به راحتی به رکورد های حضور و غیاب خود مراجعه و ساعات کاری ثبت شده شان را ملاحظه نمایند. این شفافیت به مشارکت و رضایت بیشتر پرسنل می انجامد؛ در نتیجه، پرسنل فعال نقش بسزایی در بهره وری و تولید ایفا کرده و بدین ترتیب، احتمال ضرر و زیان مالی ناشی از عملکرد ضعیف یا غیبت به حداقل می رسد.
سخن پایانی
جلوگیری از ضرر و زیان های مالی شرکت نیازمند بکارگیری رویکرد های چند جانبه نظیر مدیریت مالی موثر، مدیریت ریسک، گسترش و آموزش پرسنل و استفاده از سیستم های حضور و غیاب می باشد. شرکت مهندسی حضور و غیاب کسرا با تولید انواع نرم افزار و سخت افزار حضور غیاب پیشرفته مانند حضور غیاب Cloud ابری و حضور غیاب تحت Web و … به یاری شرکت ها در مدیریت حضور و غیاب کارمندان آمده است. این شرکت پیشرو و خوشنام با طراحی و تولید طیفی از انواع سامانه حضور غیاب تحت وب با بیش از ۵۰ قابلیت مدرن و کاربردی، آماده خدمات رسانی به مشتریان عزیز خود می باشد. در این رابطه با کارشناسان شرکت مهندسی نرم افزاری کسرا به شماره تلفن های ۰۲۱۴۱۴۵۲۰۰۰ و یا ۰۳۱۳۴۱۰۴ در تماس باشید.
برچسب ها : حضور غیاب,نرم افزار حضور غیاب,حضور و غیاب کسرا
